La digitalización de asesorías tiene sus claros beneficios y todos, en mayor o menor medida, los conocemos. Pero, ¿qué ocurre a la hora de digitalizar una asesoría?
Pues que se cometen errores. Los empresarios hemos tenido mucho tiempo para adelantarnos a la digitalización y sin embargo, más del 77% de asesorías de empresas está llegando tarde.
Aquí te cuento los errores más comunes que se cometen a la hora de digitalizar una asesoría o despacho legal.
No empezar la digitalización de asesorías por el paso adecuado
La mayoría de las empresas están realizando un proceso de digitalización incompleto y totalmente al azar. Se han visto desbordadas por la necesidad de digitalización y están realizando pasos totalmente innecesarios y poco productos.
Por ejemplo, hay empresas que se lanzan a crear un ecommerce sin tener un proceso informatizado y automático en su almacén. Otras simplemente se dejan mucho dinero realizando una página web sin darse cuenta que lo primero es saber realizar una estrategia adecuada a su negocio.
En el caso de digitalización de asesorías tenemos varios inconvenientes que a mi parecer parten del miedo a lo desconocido y el dejarse llevar por profesionales que no conocen bien el sector. Además «solemos» escondernos tras la falta de tiempo y las obligaciones de nuestros clientes. Te va sonando la situación ¿verdad?
Este error es muy frecuente porque de alguna forma estamos justificando nuestra situación de «no digitalización» y al final condenan al fracaso cualquier plan digital que queramos realizar. No es que no funcione bien, es que no estamos realmente realizando los pasos adecuados.
Establecer tus objetivos de forma clara y conocer por qué digitalizar tu asesoría, es fundamental para la buena marcha de este proyecto.
No analizar el punto de partida de la digitalización de tu asesoría
Otro de los errores más frecuentes en la digitalización de asesorías es empezar a realizar cambios digitales sin más, sin analizar y sin realizar un diagnóstico digital previo.
Imagínate organizar una fiesta sin planificar previamente donde la vas a realizar, cuántas personas serán invitadas, cuánto aforo tiene el local, en qué horario se realizará… Eso sería un caos.
Pues ese caos es el que experimentan los empresarios cuando deciden digitalizar una asesoría y no realizan previamente un diagnóstico digital.
En este diagnóstico digital hay una serie de aspectos y pilares que se deben analizar: organización interna, informática y sistemas, marketing y publicidad… Mediremos de cada una de estas áreas de la empresa el grado de digitalización actual y el grado de digitalización óptimo.
Con este punto de partida estaremos listos para preparar y elaborar el llamado plan de acción digital que será el camino que la asesoría realice hacia la digitalización.
Realizar este análisis lleva unas cuentas horas, tanto por la parte del asesor como del consultor estratégico que se encargará de llevar el plan. ¿Cómo? ¿Que hace falta alguien externo que nos realice este plan?
Mi recomendación es que si. Se trata de que alguien con experiencia nos vaya guiando en el paso a paso a seguir y sobre todo no cometamos aquellos errores que se pueden evitar en la digitalización de una asesoría.
La elección de un buen sistema informático para la digitalización de asesorías
Elegir un buen sistema informático es vital para que la digitalización de una asesoría funcione correctamente. Además de elegir un sistema informático flexible, en el caso de la asesoría de empresas, es vital elegir uno que nos ayude a realizar una automatización de las tareas rutinarias.
Si algo caracteriza a las asesorías es que realizamos más de un 80% de trabajo rutinario y que se puede, en casi su totalidad, automatizar. Si puedes tener los asientos de tus clientes en tu sistema informático sin necesidad de introducirlos tú mismo ¿qué alivio no?
¿A qué podrías dedicar el resto del tiempo? A aportar valor, a realizar asesoramiento real y útil para que tu cliente crezca. Recuerda que si tus clientes crecen, tu creces con ellos.
A parte de un sistema informático que te facilite la entrada de asientos es importante que puedas disponer de la actualización de datos en tiempo real y de esa forma tener la foto financiera de cada uno de tus clientes totalmente actualizada.
Facilitar a tus clientes una plataforma o sistema que le permita compartir contigo todos los documentos de su negocio será una forma de tener más control sobre sus finanzas y por lo tanto poder analizar de verdad sus negocios.
Un buen sistema informático es aquel que te permita ahorrar tiempo en tareas rutinarias para que tú puedas emplearlo en actividades de más valor.
No tener un buen sistema de seguridad informática
Cada día, más de 40.000 empresas son atacas por ciberdelincuentes. Nos parece cosa de otros eso de que nos pidan un rescate pagando con bitcoin ¿verdad?
Pues a mí me pasó. No tardé ni una hora en recuperar todo el control y seguir trabajando como siempre.
¿Suerte? No. Mujer previsora vale por dos.
No solo debemos tener antivirus buenos (no valen los gratuitos) sino que además debemos disponer de un protocolo para casos de emergencia. Copias de seguridad en la nube y físicas. Sistemas de control de los ordenadores de cada empleado o departamento.
En definitiva, la digitalización de empresas nos trae muchas cosas buenas pero no queremos perderlo todo por un incendio, inundación o cyber ataque ¿a que no?
Formación al equipo en digitalización de la asesoría
Si eres un único asesor en tu negocio, estás de suerte, solo tendrás que formarte tú. Pero si ya hay más de un empleado o equipo de trabajo, es imprescindible realizar un buen sistema de formación para que los nuevos cambios digitales nos pillen preparados a todos.
De nada sirve tener el último sistema de automatización de facturas e impuestos si, tu equipo no sabe emplearlo correctamente.
Además, existe un miedo muy presente en todo proceso de digitalización de empresas en general y de digitalización de asesorías en particular. Miedo. Si.
A la mayoría de asesores y abogados se les hace muy cuesta arriba el hecho solo de pensar en digitalizarse. Están muy cómodos con sus rutinas diarias y prefieren quejarse a diario que pasar un trabajo puntual para vivir mejor después. Increíble, pero cierto.
Así que, un buen trabajo de mentalidad «digitalizadora» y de formación en el uso de toda la tecnología que se implante en la pyme será muy importante para que el resultado sea un éxito.
La tecnología no ha venido a quitarnos el trabajo sino a facilitarlo y por eso es tan importante que realices un buen proceso de digitalización de tu asesoría.
Organización de los planes de acción de digitalización de asesorías
No se puede digitalizar una pyme en un solo día. Quien dice un día, dice un mes. Imposible. A menos que sea una chapuza. Que haberlas hailas.
Digamos que he visto de todo cuando veo un negocio por dentro y me dicen «es que ya estamos digitalizados». Y luego cuando ves, resulta que apenas utilizan un Drive para intercambiar información y la firma digital de agencia tributaria.
No voy aquí a contarte las penas de una digitalización de una asesoría porque eso da para escribir un libro. Pero sí te diré que no pidas un presupuesto ni dos, que investigues bien y sobre todo, si tienes un ejemplo cercano de éxito lo investigues y analices si es el sistema adecuado para ti.
Uno de los errores más frecuentes aquí es intentar adaptar tu empresa al sistema digital que te están vendiendo cuando lo realmente útil y el objetivo que debes buscar es que el sistema se adapte a ti y a tu equipo.
Implementación de un sistema comunicativo entre miembros del equipo
Una empresa sin comunicación no es nada. Y no, no te hablo de ir a tomar unas copas al salir del trabajo o preguntar a tu compañero de mesa cómo le ha ido el fin de semana.
La comunicación en toda empresa es la base que va a diferenciar una buena atención al cliente de una pésima atención al cliente. En las asesorías más, porque el eje central de nuestro día a día es el cliente.
Ese cliente que llama 10 veces porque su cuñado le ha dicho…
Ese cliente que te comenta que ha leído que puede aplazar el pago de…
Ese otro que está tramitando una subvención…
Solemos distribuir a los clientes con un asesor, pero ¿qué ocurre cuando el cliente llama y su asesor designado no está? Mmmm Y ¿si se va de vacaciones? ¿Le hacemos esperar?
El cliente no tiene que llamar 10 veces para conseguir solucionar un tema, ni tiene que esperar a que su asesor vuelva de vacaciones. No. El cliente debe ser atendido cuando llama o cuando deja un correo (esta opción me gusta más que el teléfono por cierto).
Un buen sistema comunicativo interno te va a permitir que cualquiera de los asesores de una asesoría pueda atender al cliente que sea. Además le va a permitir comunicarse entre compañeros para darse avisos y que queden registrados. Vamos, que la información es poder y la información no la vamos a perder.
Existen muchas herramientas que nos ayudan a mantener una buena comunicación en nuestra asesoría. Comunicación entre empleados, entre responsables y empleados y sobre todo que esa buena comunicación repercuta en una satisfacción del cliente.
Al digitalizar una asesoría no nos podemos permitir una comunicación con post-its o únicamente verbal porque eso se pierde.
Los procesos de comunicación van a marcar la diferencia en tu asesoría si inicias un proceso de digitalización. Tener todo documentado para replicarlo será vital para evitar perder el tiempo.
No cometas estos errores si estás pensando en digitalizar una asesoría y cuenta siempre con la ayuda de un consultor especializado.
