Antes de hablarte de las claves para digitalizar una asesoría, déjame aclararte que aquí te muestro las claves que a mí me funcionan cada vez que me pongo al frente de una asesoría que se quiere digitalizar. Como todo, hay opiniones, experiencias y casos que pueden variar y serán igual de válidos.
El caso es que, hay puntos que son, sí o sí, muy importantes y que funcionan en la mayoría de casos porque, el gran porcentaje de asesorías parten de una situación similar.
Control de tareas del equipo para digitalizar tu asesoría
Este es un tema que cuando se comenta, el que más el que menos pasa de largo. ¡Error! Ni un solo proceso de digitalización tiene éxito si no existe un control real y digital sobre las tareas que cada persona del equipo realiza.
Controlar las tareas no consiste en apuntarlas. Qué pérdida de tiempo para un empleado tener que apuntar sus horas y tareas cada día en unas especie de «diario» que nadie se lee y nadie sabe interpretar…
Controlar las tareas consiste en tenerlas documentadas para que, ante la ausencia de alguien del equipo, se pueda tener el control sobre sus tareas y no dejarlas en el olvido. Además, para que este control se realice de forma efectiva, se debe contar con un sistema o software que permita medir tiempos, registrar proyectos, comunicar datos entre miembros del equipo y tener el máximo de información documentada para su revisión en caso de que sea necesario. Créeme, siempre es necesario revisar comunicaciones entre equipo y clientes. Y un error muy común en asesorías es que, cada asesor tenga su cartera y no sepa nada o casi nada de clientes que no gestiona directamente… Puf! si en mi asesoría lo hubiéramos hecho así, yo no estaría aquí ahora escribiendo esto ni hablando de éxito.
Registro de documentos e información de cada cliente
Es un auténtico caos a ojos de un cliente de asesoría, llamar por teléfono para cualquier consulta y que, como no está tu asesor, nadie te sepa responder. Está bien que cada asesor del equipo tenga su cartera de clientas (aunque discrepo de este método), pero lo que no puede ser es que, cuando no esté un asesor, los clientes asignados se tengan que esperar a ser atendidos en condiciones.
Tener centralizada la información de cada cliente va a facilitar las gestiones de todo el equipo. Apuntar en un documento o ficha, todo lo que ocurre con ese cliente es simplemente práctico: cuando llama, qué documentación es la última que os ha dado, qué pregunta y cuando… De esa forma, cualquiera del despacho puede atenderlo y se notará, muchísimo, una mejor atención al cliente, así como también una mayor eficiencia en el despacho.
Documentación de procesos
¿Te acuerdas cuando ibas al colegio y había compañeros que hacían notas para copiar en los exámenes? Una documentación de procesos es algo así, son notas y guías de procesos que te servirán para no tener que explicar una y otra vez el paso a paso de las gestiones que realizáis en el despacho. Pero también sirve para que no se te pase nada por alto. Por ejemplo, puedes documentar el proceso de creación de una sociedad indicando el tipo de documentación requerida, qué gestión has de realizar primero, qué debes pedir a los clientes, qué tipo de incidencias te puedes encontrar y cómo solventarlas…etc.
Tener documentados los procesos de cada gestión en tu despacho te hará ahorrar mucho tiempo y evitar incidencias.
Mejora y automatización
Nos ponemos serios hablando de mejorar el rendimiento de tu despacho y es que, encontrar un sistema que te permita automatizar puede llegar a ser un gran dolor de cabeza e incluso un fracaso. ¿De qué depende el fracaso o éxito de las automatizaciones?
- Equipo: si el equipo está dispuesto al cambio será más sencillo, pero a veces, es curioso, aparecen problemas por adversidad al cambio por parte del equipo e incluso por parte de la dirección del negocio. Estar concienciado y hacer partícipes a todos va a facilitar la tarea tan compleja de automatización de actividades diarias de la asesoría.
- Proveedores: hay muchas soluciones en el mercado y cada una de ellas te van a decir que es la mejor. Pero, obviamente, no será así. Hay software estupendo pero quizás no se adapte a tu estilo de trabajo. Aunque parece que todas las asesorías son iguales, cada una trabaja de una forma diferente, los sistemas son diferentes y el tipo de trato hacia el cliente también. No tendría sentido pensar que hay un único sistema de trabajo para automatizar una asesoría. Saber probar antes el sistema de automatización que te proponen es a lo que deberías dedicar más tiempo.
- Experiencia: contar con una persona o una asesoría que haya probado antes un sistema es de real ayuda. Sé que no es muy usual que las asesorías realicen este tipo de alianzas entre sí, pero en algún momento habrá que romper el molde, es decir, ver a otras asesorías como compañeras y no como competencia es una mentalidad de crecimiento óptima además de poder retroalimentaros de experiencias y sistemas de trabajo.
Dejar a un lado el ruido digital
En los últimos años el tema de la digitalización ha hecho mucho ruido. Algunas empresas (de otros sectores por supuesto) han sabido adelantarse. En la asesoría todavía estamos quitándonos la venda de los ojos. Sabemos de alguien que conoce a otro alguien que triunfa en redes sociales. ¿Triunfar? Hacer bailes en tiktok no es asesoría. Publicar constantemente en Instagram, tampoco lo es. Ni tampoco entrar en LinkedIn a leer comentarios de otros.
Entonces ¿qué es y como utilizar la digitalización en una asesoría?
Separemos dos frentes: el despacho y lo que hay fuera del despacho.
- Los sistemas de trabajo, el software, las automatizaciones, las tareas… Ahí podemos digitalizar y debemos hacerlo antes que ponernos a usar Internet sin rumbo y a la deriva.
- La web: no te voy a nombrar redes sociales porque para mí es como una pata más de la digitalización externa y es como un impulso pero no la base. La web sí es tu territorio y ahí se pueden centrar más los esfuerzos.
No voy a desarrollar aquí el tipo de acciones a realizar en una web ni en redes sociales, ya que sobre marketing para asesorías lo tienes en este otro post. Aquí quiero dejar muy muy claro las dos áreas en las que centrar la digitalización de tu asesoría: interna y externa.
Como siempre, cualquier duda quedo a tu disposición. Espero haberte acercado un poquito más a la digitalización de asesorías y puedas valorar ponerla en marcha.
¡La digitalización es inevitable, adelantarse es una ventaja!
