CÓMO DIGITALIZAR UNA ASESORÍA: Los pasos que debes tener en cuenta

Cómo digitalizar una asesoría; este es un proceso que tarde o temprano debes tomar si no quieres desaparecer del mercado o quedar colapsado en mitad de un trimestre. Si eres de los que han asumido que la digitalización es el camino, esto te interesa.

Es que, somos empresa de barrio. Es que, no quiero clientes lejos de donde tengo el despacho. Es que ya estamos bastante digitalizados… Puedes poner aquí cualquier cosa porque las excusas salen solas, pero ¿no crees que ya es hora de dejar de mentirte a ti mismo? Deja de prometerte año tras año que harás algo y seguir en el mismo punto.

• No te hace falta tiempo. Tiempo es precisamente lo que te ahorrarás si digitalizas.
• No te hace falta mucha inversión. Si le llamo inversión es precisamente porque va a ser un paso rentable.
• Tú no quieres sobrevivir al trimestre, quieres vivir y disfrutar de tu profesión.

Pues bien, aquí te dejo los pasos previos a digitalizar una asesoría. No te saltes ninguno porque está más que comprobado que haciéndolo así tu asesoría estará por fin en el mundo digital.

Antes de digitalizar una asesoría: piensa en tu eficiencia para mejorar tu servicio y que el cliente sienta que estás digitalizado de verdad. Casos veo por ahí de asesorías que dicen estar en la cresta de la ola digital y sus despachos rebosan en papel, atienden por teléfono a sus clientes e incluso te hacen ir presencialmente al despacho para contratarles.

Esas costumbres son cosas del pasado. Vamos a ver las claves a tener en cuenta para digitalizar una asesoría como la tuya.

Dividiremos el proceso de digitalización de asesorías en dos fases:

1. Antes de digitalizar
2. Digitalizando

Antes de digitalizar has de tener en cuenta estas claves:

MENTALIDAD 

Muchos asesores que llevan tiempo con sus negocios están muy cómodos en su mundo, sin darse cuenta de que hace falta un cambio si quieren, como mínimo, llegar a la jubilación. La tecnología avanza a pasos agigantados y es por eso que hay que ser conscientes y estar plenamente convencidos para afrontar este cambio. Ser conscientes del trabajo y tiempo que conlleva un cambio tecnológico en tu despacho es el primer paso.

EQUIPO. Debe saber cómo digitalizar una asesoría

Se nos llena la boca hablando de lo bien que trabajamos en equipo y los profesionales que nos rodean pero ¿les involucras en tu toma de decisiones? Cuando se realiza un cambio de esta magnitud en un despacho ha de existir un consenso por parte de todo el equipo. Por experiencia sé, que reunirse y plantear la situación no es suficiente. Se ha de hacer a todo el equipo partícipe recordando que entre todos surgirán las mejores ideas y predisposición al cambio.

ANÁLISIS DE SITUACIÓN antes de digitalizar una empresa

Saber tu punto de partida es vital para dar el primer paso. Realizar un recorrido por los procesos de la asesoría, el día a día y las tareas que hace cada departamento, tomar notas… Si, lo sé, es una inversión de tiempo y un trabajo tremendo pero sin esto, no tendrás certeza hacia donde caminar. Una vez analizada la situación tendrás una visión más realista de tu asesoría ya que, a veces, ocurre que vivimos tan en el día a día que no somos conscientes de cómo ni dónde invertimos nuestro tiempo.

OBJETIVOS para digitalizar una asesoría

Ahora que ya sabemos de donde partimos lo ideal es saber hacia donde vamos y ha de ser algo realista. Digamos que: ser la asesoría más digital de la provincia en un año, no lo es. Pero sí lo es proponerse un ahorro de un 50% de papel el primer año, ganar 4 horas semanales gracias a herramientas digitales, implantar una automatización de procesos de facturación… Existen tantos objetivos como situaciones y lo mejor es tomarse el tiempo necesario para establecer unos objetivos que podamos analizar y mejorar pasados unos 4 meses.

Entramos ya en la fase de digitalización

Y ojo porque aquí, puede haber cierta variación en el orden de estos pasos ya que va a depender del resultado de la fase de diagnóstico. En todo caso, la persona que se encargue de liderar el proyecto tendrá todo  controlado (espero) llegado este punto:

DIGITALIZACIÓN DOCUMENTOS

Manejar papel es una de las tareas que más tiempo conlleva en una asesoría. Recibir documentos, mecanizarlos y archivarlos. El día que los necesitas vuelves a perder tiempo en localizarlos y no hablemos de tener que escanearlos nuevamente para enviarlos por correo electrónico por ejemplo.

Toda esa pérdida de tiempo es dinero también para tu negocio. Así que, hacerte con un buen sistema de digitalización es esencial para poder empezar con buen pie. Puedes ver en detalle el proceso de digitalización de documentos desde aquí.

ARCHIVO DIGITAL

Una vez que tienes tu documentación digitalizada hay que ubicarla en un archivo. Un archivo digital. Con un sistema de archivo digital adecuado podrás organizar y localizar tus documentos de forma más rápida y eficiente que con un archivo físico. Palabra.

AUTOMATIZAR TAREAS

Hay cosas que no se pueden automatizar y jamás te lo recomendaría. Hablo del factor humano. Para todo lo demás, la tecnología puede estar de nuestra parte y debemos utilizarla. Ahorrarás tiempo que puedes emplear con otras tareas.

GESTOR DE TAREAS

Poco se habla de este tipo de aplicaciones y se confunden mucho con las de marketing y gestión de proyectos de emprendimiento. No estoy nada de acuerdo en equiparar una asesoría con una empresa digital ni la de un emprendedor. En una asesoría se mueve mucha documentación sensible, datos importantes y se realizan tareas de importancia elevada para el buen funcionamiento de las empresas. No se puede tomar la elección de un gestor de tareas a la ligera. Déjate asesorar en cuanto a este tema.

COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Seguro que usas post-its ¿a que si? Está bien, para un aviso sin importancia puedes dejar un post-it en la pantalla de un compañero pero como acumules más de 3 la información se dispersa o se pierde. El uso de Whatsapp para una empresa tampoco es recomendado en estos casos. Una herramienta de comunicación para el equipo y de cara al cliente es ideal incluso para un equipo de trabajo más pequeño. Una vez que la pruebas, no puedes vivir sin ella.

SEGURIDAD INFORMÁTICA para digitalizar una asesoría

La información es poder y por eso tenemos que cuidarla. Cualquier asesoría, por pequeña que sea, debe tener a buen recaudo su sistema informático, con una buena estructura y sobre todo con una protección de calidad. Asegúrate de tener un buen sistema de red y de seguridad en todos tus equipos.

ACCESIBILIDAD Y TRANSPARENCIA DEL SISTEMA

En empresas más grandes, es usual que se delegue al completo “el tema informático” y sé que es un error tremendo. Está bien delegar en un profesional toda esta parte pero sin perderla de vista. Debes de tener en cuenta que hay que ser conocedor de todos los procesos y tener en tu poder (para lo que surja) todas las claves, accesos y estructura de tu red y esquema del negocio.

PRODUCTIVIDAD

Todos estos pasos para digitalizar una asesoría están enfocados con varios objetivos y uno de ellos es el ser más productivo. Trabajar exceso de horas, sufrir picos de trabajo en cierres de trimestre y tener la sensación de no poder con todo son solo unos pocos de los síntomas de trabajar en una asesoría. Si digitalizas, mejorarás considerablemente todo esto y por supuesto, serás más productivo en tu día a día.

Llegamos al final de este artículo con los ingredientes estrella de este cóctel de digitalización de asesorías:

HUMANIDAD | MARKETING | MÁS BENEFICIOS

Estos tres potenciadores de la digitalización debes de tenerlos presentes ya que:

• Digitalizar nos permite tener más trato humano con nuestros clientes. Tu esencia como asesor no la pierdas.
• Digitalizar nos permite realizar una mejor acción de marketing ya que, cuando llevemos más clientes a la asesoría podremos atenderles en condiciones y podremos mostrar el reflejo de una asesoría digitalizada en nuestra imagen digital
• El objetivo final de la digitalización se traducirá en más beneficios (o ventas) y quien diga que no, miente. Digitalizamos para mejorar nuestro día a día, ahorrar tiempo y por lo tanto aumentar nuestros beneficios.

En otra ocasión hablaremos de la digitalización con marketing ya que veo por ahí muchos artículos que hablan de digitalización de asesorías cuando en realidad hablan de marketing. Conceptos diferentes aunque complementarios.

Espero que te sirva esta reflexión y empieces a comprender los pasos a seguir para digitalizar tu asesoría de una vez por todas. Y si quieres ir un pasito más allá, no te olvides de hacer el test de la asesoría desde aquí.