Desde que estoy inmersa en la digitalización de asesorías como eje central de mi negocio no paro de observar las oportunidades que se están perdiendo muchos negocios más tradicionales. En este artículo te explico por qué digitalizar tu asesoría te va a resultar el paso más rentable que hayas tomado jamás.
Digitalización asesoría
POR QUÉ DIGITALIZAR TU ASESORIA
Pasarse al digital ya no es una opción, atrás quedaron los papeles, los trámites presenciales y las largas colas en Hacienda. Te podría dar muchos motivos de por qué digitalizar tu asesoría es un paso imprescindible si quieres seguir con tu negocio.
Sin embargo, hay cierta resistencia en las asesorías a la hora de pasar sus negocios al digital y digitalizarse.
Miedo.
Miedo al cambio. Al cambio y al trabajo. Miedo.
Para ser honestos, el mayor miedo que debes tener si tienes una asesoría, es quedarte como estás ahora.
Hoy en día la función de una asesoría y/o gestoría es la de tramitar “papeleos” obligatorios para Hacienda.
¿Valor añadido? Cero.
Nos ven así, seamos honestos. Si mañana mismo, los trámites con Hacienda se hicieran de forma automática sin necesidad de nuestro trabajo ¿cuántos clientes dejarías de tener?
Yo veo en las asesorías de empresas dos claves para su crecimiento y, en muchos casos, subsistencia:
La transformación digital de las asesorías y la aportación de valor añadido a nuestros clientes.
En este post hablaré de digitalizar tu asesoría para seguir en el mercado con opciones más seguras de negocio. Para eso hay que tener en cuenta varios factores y como yo suelo decir, empezar por el principio.
BENEFICIOS DE DIGITALIZAR TU ASESORIA
Tener una asesoría digitalizada no significa necesariamente tener que pasar todo al online. A mi modo de ver y por mi experiencia, lo ideal es tener ambas opciones.
No voy a recurrir a la famosa pandemia del covid19 como reclamo de esta necesidad, de por qué digitalizar tu asesoría, porque hay bastantes más motivos para hacerlo:
- Agilidad
- Independencia
- Oportunidad de negocio
- Ahorro de costes
- Ahorro de tiempo
- Productividad
- Beneficio económico
A nivel de infraestructura informática lo más recomendable es descentralizar la información para permitir que cualquier empleado o miembro de la asesoría pueda acceder a su puesto de trabajo desde cualquier lugar. Incluso, cuando estás de visita en un cliente, desde cualquier equipo podrás tener acceso a la información que te haga falta.
Esta descentralización se puede hacer con servidores propios y protocolos de conexión o, de forma más económica, contar con software que te permita trabajar 100% en la nube.
Si hablamos de teletrabajo para una asesoría el factor más importante a tener en cuenta son las condiciones del despacho en casa del empleado.
En el momento que se acuerda un servicio mediante teletrabajo se han de ver las condiciones en las que el despacho propio del trabajador es lo suficientemente cómodo para poder realizarlo. Así como también que el equipo informático y necesidades de materiales le permiten realizar sus tareas con las mismas condiciones que desde el despacho de la asesoría.
En ocasiones, he recomendado hacer un híbrido en el sentido de permitir el teletrabajo para ocasiones puntuales que permitan al trabajador tener una flexibilidad. Ejemplo: si el trabajador ha de estar en su domicilio un día concreto por alguna necesidad, permitirle que pueda teletrabajar ese día. O también, con motivos de conciliación que puedan teletrabajar en épocas de vacaciones escolares.
En todo caso, lo idea es asegurarse de antemano de las condiciones en las que se realiza.
La importancia de digitalizar una gestoría: descubre sus beneficios
Con la era de las nuevas tecnologías, el mundo se mueve hacia la trasformación digital a pasos agigantados. Cada vez más, el comercio electrónico se abre paso y gana terreno sobre el tradicional. Así que, es hora de aplicarse y digitalizar tu pyme para seguir siendo competitivo en el mercado actual. Pero, antes de contarte todas las ventajas que conlleva la digitalización de pymes, te cuento de qué trata esta transformación.
¿En qué consiste la digitalización de una asesoría?
Básicamente, se trata de adaptar el antiguo modelo de negocio a las nuevas tecnologías e integrarlas en los procesos de la empresa. Para ello, hay que adquirir dispositivos y software adaptados a cada negocio. Estos ayudarán a automatizar procesos que, de otra forma, suelen ser tediosos (como facturación, gestión de datos…).
Y no solo esto, ya que también hay que tener en cuenta la formación de los trabajadores. De esta manera, nos aseguramos de que los empleados conozcan la tecnología, sepan usarla, y comprendan los procesos para que puedan ser eficientes en su puesto de trabajo.
Así mismo, hay que adentrarse en el mundo de internet para abrir la empresa a nuevos mercados y darse a conocer a un público mucho mayor. Con ello, se abren nuevas formas de comunicarse con los clientes que anteriormente eran impensables.
Los beneficios de digitalizar una gestoría. En internet, podrás llegar a mucho más clientes
Como decía antes, internet es la manera de ampliar el mercado. De hecho, a día de hoy, una gran parte de los consumidores son «nativos digitales». Es decir, aquellas personas que han crecido con la tecnología a su alcance, y que están habituados a usarla en su día a día. Por este motivo, los negocios que tengan presencia online tienen más posibilidades de llegar a este público.
Además, la publicidad en internet (redes sociales, páginas web, etc.) es más económica que la tradicional. Y está mucho más enfocada a tu público objetivo. Es más, podrás elegir el tipo de consumidor que verá tus anuncios, ya sea por localización, edad o incluso sus gustos.
Nuevas formas de ofrecer tus productos o servicios
Por otro lado, la transformación digital te permitirá ofertar tus servicios o productos de una forma diferente. Podrás comunicarte con tus clientes, escuchar tus opiniones y adaptar tus servicios a sus necesidades.
Pero eso no es todo, ya que si tenías un negocio local de venta de productos, solo aquellos que fuesen a tu tienda podían adquirirlos. Sin embargo, al digitalizar tu pyme, podrás crear un comercio online, o e‑commerce, con el que enviar tus productos a todas partes del mundo. O, por ejemplo, una gestoría puede comenzar a ofrecer sus servicios desde su web, recibir la documentación escaneada, y asesorar a su cliente sin necesidad de estar en la misma ciudad.
Mayor eficiencia y organización y mejora en la productividad de los empleados
Por supuesto, la principal ventaja de esto es la mejora en los procesos de trabajo. Tareas que antes podían llevar días, pueden hacerse en minutos con el software adecuado. La gestión de una tienda se puede automatizar prácticamente por completo con un e‑commerce bien optimizado. Gracias a ello, el personal no tendrá que dedicar su jornada a hacer papeleo o tareas manuales, y podrán centrarse aportar sus habilidades a la empresa. Además, al tener toda la documentación en el medio digital, consultarla resulta mucho más sencillo.
¿Por qué es tan importante?
Conforme a la información del Índice de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI, en inglés), solo un 30 % de las pymes de los países mediterráneos han comenzado su transformación digital. Y menos del 50 % de estas utilizan las redes sociales en sus estrategias de marketing. Por ello, es el momento de digitalizar tu gestoría para destacar sobre tu competencia y no desaparecer frente a las nuevas tecnologías.
PASOS PARA DIGITALIZAR TU ASESORIA
Estudio de la estrategia digital a seguir
Antes de iniciar cualquier cambio y digitalizar tu asesoría hay que diseñar una buena estrategia. Un asesor digital especializado evaluará el estado inicial de la asesoría y los primeros pasos de transformación digital o digitalización.
Para realizar este primer paso se debe realizar una inmersión en la empresa, saber como funciona, como trabaja el equipo y como se comunican habitualmente con los clientes.
A partir de este diagnóstico inicial, se realiza lo que se llama “Plan de acción digital” y no es otra cosa que la hoja de ruta a seguir por la asesoría hacia ese primer cambio digital.
Definición de los servicios principales y nicho de mercado
Durante el estudio de la estrategia inicial, se suelen definir los servicios principales de la asesoría y un posible nicho de mercado al que dirigirse. Es un paso importante definir bien el retrato robot del cliente ideal y de esa forma dirigir el mensaje y filosofía de empresa.
Formación a todo el equipo y mentalidad hacia la digitalización de tu asesoría
Si no hay mentalidad de cambio en el equipo, no puede haber cambio digital exitoso. Los empleados no solo deben formarse en el uso de nuevas herramientas digitales sino que también deben tener la mentalidad correcta sabiendo que el cambio será positivo tanto en la empresa como para el desempeño de sus propias tareas.
Software en la nube o en servidores accesibles para el equipo
Soy muy partidaria de los softwares en la nube porque te lo facilitan todo: el acceso, las copias de seguridad y las actualizaciones de los equipos. Tan solo tienes que acceder y listo.
Pero también me gusta la implementación en servidores propios de la empresa con accesos personalizados para cada usuario y centralizando la información en los equipos propios.
Mi opinión es siempre evaluar los dos costes y decidirse por el mejor a medio-largo plazo.
Adaptación del ERP para automatizar la entrada de asientos
Tanto si utilizas un software en la nube como uno en servidor local, una herramienta que lo cambia todo en tu día a día es la automatización.
En mi caso he implementado una herramienta de automatización que extrae los datos del ERP y me permite tener en tiempo real, informes muy detallados de la contabilidad de cada cliente.
Cada mes, les hago llegar y les explico como va su negocio mediante este informe y una foto resumen de los parámetros más importantes en la empresa.
Es una forma de añadir un valor a la profesión de asesoría de empresas y reportar datos imprescindibles para ayudar a nuestros clientes a crecer.
Todo, en un simple click.
Además de esta maravilla, con un poco de programación se pueden automatizar la subida de asientos y facturas, tareas que hacemos de forma rutinaria y con las que podemos ahorrar mucho tiempo a todo el equipo.
Normas organizativas de comunicación interna
La comunicación interna en la empresa es vital para que todo funcione bien. Realizar un protocolo de avisos y/o consultas entre el equipo es primordial para que todo encaje.
Imagínate que llama un cliente y su asesor asignado no está disponible. Coordinar a quien pasar el aviso y cómo realizarlo es vital para que ese cliente se sienta bien atendido.
En mi opinión particular, sobre el tema de asignación de asesores a clientes, creo firmemente que como mínimo, otra persona debería poder responder y atender al cliente sin que tenga que esperar. Esto se consigue con un buen protocolo informativo interno en el que se tiene la ficha del cliente y su información a mano pero también mediante una comunicación fluida en masterminds de equipo en el que cada uno pueda comentar lo característico de sus tareas y cliente asignados.
Conocer al cliente depende, no solo de un asesor, sino de toda la asesoría en su conjunto.
Normas organizativas de comunicación hacia el cliente
Cuando la comunicación interna fluye como la seda, la comunicación con el cliente solo puede ser un éxito. Hablemos del cliente del ejemplo anterior, llama para hablar con su asesora Rosa pero resulta que no está. Pero, Pablo, que ya ha escuchado a Rosa hablar de este cliente en ocasiones, aprovecha la llamada para preguntarle al cliente qué tal le fue en la última obra que han realizado y qué tal llevan las medidas de seguridad específicas de su empresa.
Ese cliente no se siente como uno más y aunque no está su asesor habitual ha hablado con otro que le da un caluroso saludo y conversación.
Pienso que la comunicación con el cliente en cierto modo se ha perdido y aunque, seamos más digitales que nunca, ser empático, atento y preocuparte por tu cliente será lo que más te recompense en tu carrera laboral.
Un paso muy humano para tener éxito con el paso digital.
Email marketing
Tienes una cartera de clientes digamos de 120. Vale.
¿Hablas con ellos a menudo? ¿Les envías algún mensaje o email que le sea útil?
Empieza a hacerlo. Y no me pongas “tochacos” de textos a leyes que nadie, nadie se va a leer. Ni siquiera tú a veces.
Segméntalos por sectores y cuando envíes un email con nuevas normativas por ejemplo, personaliza lo que le envías a cada sector. De esa forma reciben la información que necesitan y que agradecerán.
Ni que decir tiene que lo hagas en lenguaje muy poco técnico. Si una persona mayor y un niño de 12 años pueden entenderlo, estás en punto intermedio correcto.
No hace falta que envíes emails todos los días pero plantéate tener una comunicación asidua con tus clientes por este medio porque te sorprenderás.
Página web
Las páginas web de las asesorías son todas iguales, la mayoría. Textos en los que se explica todo lo profesionales que somos e imágenes poco personales y que no dicen nada sobre el negocio en particular.
Se podría decir que tener una página en estas condiciones no sirve de nada.
Aprovecha tu web para que sea, como la recepción de tu local físico. Recibe al cliente, invítale a tomar algo (ese será tu leadmagnet) y si tiene alguna duda déjale un formulario para que te pueda contactar fácilmente.
Asegúrate también que utilizas tu email corporativo. Prohibido usar Hotmail o Gmail (un poquito de por favor) y ten como tarea revisar los emails entrantes cada día para poder responder en un tiempo aceptable.
Hay algunas estrategias que puedes implementar en la página web de tu asesoría pero lo más importante es que no tengas una web igual que cualquier otra. Diferenciarse es la clave para llamar la atención.
Redes sociales, uno de los últimos pasos para digitalizar tu asesoría
Curiosamente, al hablar de digitalizar asesorías siempre sale el tema de las redes sociales en primera posición. Sin embargo para mí, es casi la última.
Te pones a llevar redes sociales de tu asesoría ¿y? ¿Te llegan clientes? ¿Tienes un sistema automatizado para atenderles?
Ah no, no me cuelgues textos del boe esperando que los likes paguen tus facturas porque encima, pocos likes y cero clientes.
Las redes sociales de tu asesoría deben ser diferentes, además, elige la red social donde estén tus clientes potenciales. Digamos que Tik Tok no es tu red seguro.
Si haces publicaciones en redes sociales intenta entretener, aportar valor e interactuar, no se trata de publicar y esperar.
Viabilidad de nuevas líneas de negocio en el online
Qué hacer cuando ya te has puesto a digitalizar tu asesoría. Tema interno hecho, tienes una web diferente, orientada a ventas y unas redes sociales que generan interés.
Los clientes hasta responden a tus newsletters. Vas por buen camino. El buen camino digital. Pero…
Hay una forma de exprimir un poco más todo ese mundo de posibilidades digitales:
-Especializarte en asesorar a emprendedores digitales.
-Abrir una nueva línea de negocio orientada a realizar webinarios formativos a un tipo concreto de problema.
-Realizar mentorías a otros negocios a los que puedes ayudar con los conocimientos que solo un asesor de empresa tiene.
-Piensa en problemas que tienen tus clientes y encontrarás 1000 formas de ofrecer soluciones cobrando un extra.
Pero lo importante de todo esto, es que entiendas el proceso de digitalizar tu asesoría. Empezar por el principio (obvio pero es así) e ir de la mano de un profesional especializado.
Como siempre, a tu disposición para comentar dudas y abrir debate constructivo acerca de este tema de digitalización de asesorías.
