+70 Asesorías
Implementados con éxito
6 Semanas
De implementados
1-3 horas
Por semana de tu tiempo
Casi todos los asesores con los que hablo ya han intentado organizar sus despachos
- Probaron con un programa que compraron y que se quedó a medio configurar, un CRM que solo usaba una persona, un Excel compartido que cayó en el olvido… Y de cada intento les quedó lo mismo: un equipo quemado y la sensación de que “esto no es para nosotros”. Claro que no. Te vendieron una herramienta y lo que necesitabas era un sistema.
Esa esa la diferencia con lo que viene ahora
- Esto es lo que pasa en tu despacho
Cuando implementas el sistema de Organización, Comunicacion y Control:
El conocimiento que hoy vive solo en la cabeza de tu mejor gente queda por escrito. Si un día falta (una baja, unas vacaciones, un curso…) el despacho no se para.
Sabes en tiempo real en qué está trabajando tu equipo y qué está pasando en tu despacho sin tener que preguntar a nadie. Abres el móvil y lo ves: qué hay abierto, qué ha vencido y quién lo lleva.
El cliente sigue teniendo a su persona de referencia; simplemente, el día que no está, no se queda tirado.
Un cliente llama, tú lo cuentas en voz alta (o lo dictas al móvil desde el coche) y la tarea aparece creada, asignada y guardada en su ficha. Sin teclear nada.
Sabes exactamente qué clientes te están costando dinero sin que lo sepas, porque este sistema te dice las horas que te lleva cada uno y los trabajos que haces fuera de cuota. Con eso en la mano, subir la tarifa deja de ser una discusión.
Tu equipo trabaja de forma coordinada sin que tú seas el tapón que resuelve todo lo que no encaja.
Te tomas dos días fuera del despacho (un curso, unas vacaciones, lo que sea) y a la vuelta no hay incendios que apagar. Solo trabajo hecho.
Delegas una tarea y cuando vuelves a mirar, está hecha.
Todo esto en 6 semanas, con una dedicación de entre 1 y 3 horas por semana por tu parte.
El resto lo hacemos mi equipo y yo.
¿Tu despacho funciona... o funcionan las personas?
Hay una pregunta que poca gente del sector se hace:
Durante décadas las asesorías de nuestro país han funcionado sin sistema.
Sostenidas por la cabeza del asesor y las de los miembros del equipo más comprometidos. Bastaba con ser sacrificado (y tener un equipo que también lo fuera) para que un despacho funcionara.
Pero hoy en día la cosa ha cambiado:
01
Existe una bajada de precios generalizada en el sector
Y esto obliga a rentabilizar al máximo las horas de trabajo de las personas de tu equipo.
02
La retención de talento se ha vuelto un problema
Tienes un despacho que funciona gracias a personas concretas y sabes que eso es un riesgo.
03
Hacienda y la Seguridad Social te han pasado su trabajo
Cada año trasladan a las asesorías tareas que antes hacían sus propios funcionarios. Más carga, el mismo día de ocho horas. Sin sistema, ese extra lo absorbes tú.
04
El equipo ya no echa horas como antes
Antes bastaba con un asesor sacrificado y un equipo que también lo fuera. Hoy tu gente tiene vida fuera del despacho (y hace bien). Si tu despacho depende de que alguien se quede hasta las tantas, no es rentable.
05
Los cambios normativos continuos son una locura
En un despacho sin sistema los absorbes tú personalmente porque no tienes posibilidad de delegarlo con un protocolo claro.
OCC
Organización, comunicación y control
OCC es el sistema a medida que he implementado en decenas de asesorías, y ahora en tu despacho.
El sistema OCC se construye sobre tres pilares que tienen que funcionar al mismo tiempo. Porque si falla uno, los otros dos no rinden al 100%
Selecciona un pilar para ver cómo lo implementamos
Organización
Dejamos implementado un sistema para que cualquier persona de tu despacho (incluida la que acaba de llegar) sepa qué tiene que hacer, cómo hacerlo, encuentre cualquier documento antiguo y pueda saber en qué estado está cualquier cliente o expediente.
Concretamente:
- Protocolos: cada asesoría hace el 303 a su manera, pero dejamos montada la estructura donde metéis los protocolos de tu asesoría (303, 111, TCs, altas, bajas…) por escrito o grabando unos minutos de pantalla mientras los hacéis. Así el "cómo se hace esto" deja de vivir en la cabeza de una sola persona.
- Tablero de tareas centralizado: cada tarea con responsable, fecha límite y estado. Marcas el 303 de un cliente como hecho y aparece solo el del trimestre siguiente, con su vencimiento. Nadie tiene que acordarse.
- Tareas del propio despacho: quién hace el archivo, quién puntea los bancos, quién hace vuestras nóminas. Lo de los clientes lo lleváis perfecto. ¿Y lo vuestro?
- Avisos de vencimiento de certificados digitales: semanas antes de que caduquen te llega un recordatorio por email o en pantalla.
- Estructura de carpetas estándar y nomenclatura de documentos igual para todos los clientes.
Comunicación
OCC establece dos canales diferenciados:
- Canal de comunicación interna del equipo: separado por cliente, área o proyecto, con todo registrado con fecha, hora y remitente.
- Canal de comunicación con clientes: canal único por donde entra documentación, se responden consultas y queda el historial completo accesible para todo el equipo. Así, cuando un cliente llama y quien le atiende habitualmente no está, cualquier otro puede retomar la conversación.
- Y añadimos un protocolo de comunicación con clientes para que todos los clientes reciban el mismo nivel de atención, hable con quien hable ese día. Con plantillas de email para que el equipo entero escriba con el mismo tono.
Control
El control es la base de la confianza en tu negocio. Es lo que te permite irte de vacaciones, implementar el teletrabajo y conocer la carga de trabajo que tiene cada persona.
Para ello implementamos:
- Diario Inteligente del Despacho: registro centralizado de todo lo relevante que ocurre cada día: llamadas, incidencias, decisiones, cambios de criterio.
- Control de tiempos: registro de horas reales por cliente y tipo de tarea. A final de mes sabes cuántas horas te ha llevado cada cliente y qué le has hecho gratis. Es el dato que casi ningún despacho tiene y el que decide a quién subir precio.
- Control de procesos: seguimiento de que los protocolos se están ejecutando correctamente.
- Cuadro de mando en tiempo real: la pantalla que te dice cómo está tu despacho ahora mismo, desde cualquier lugar.
El sistema OCC lo dejamos implementado en tu despacho utilizando Click Up.
Pero lo importante no es la herramienta, sino la capa que va encima, que es OCC. Y es lo que quiero que veas ahora.
Lo que ves cuando entras: la capa OCC
ClickUp por dentro es un lateral negro con carpetas.
Funciona, pero no es donde quiero que viva tu despacho.
Por eso construí una pantalla encima. Absorve los datos de tu ClickUp y te los pone ordenados por lo único que importa: Organización, Comunicación y Control.
Entras y ves, sin preguntar a nadie:
- Las tareas abiertas de todo el despacho. Incluidas (o especialmente) las vencidas.
- Filtro de tareas por cada asesor de tu equipo.
- La carga de trabajo por área. Para saber si el despacho va ahogado en laboral mientras en fiscal va sobrado.
- El top de clientes por carga de trabajo. Los que más horas te comen. Con eso en la mano, subir precios pasa a ser una conversación con datos en la mano.
- La cronología de cada cliente: qué se ha hecho, quién y cuándo.
Insisto:
Esto no es de ClickUp. Es una configuración extra que dejamos montada dentro de tu ClickUp.
Por eso no lo tienes abriéndote una cuenta en esta herramienta.
Mira cómo funciona el Diario Inteligente del Despacho
Así implementamos OCC en tu despacho en 6 semanas
OCC no es un curso. Es el diseño de un sistema a medida para tu despacho y su implementación por parte de mi equipo
01
Fase 1 — Diseñamos tu estrategia
Incluye 3 momentos
02
Fase 2
Mi equipo y yo nos ponemos manos a la obra
Durante esta fase, mi equipo construye tu sistema en ClickUp: la clasificación de clientes, las tareas recurrentes con sus vencimientos, el molde de protocolos con los estándar ya hechos, los canales, el Diario Inteligente, el agente y la capa OCC.
Tú no tienes que aprender a configurar nada ni dedicar horas a montarlo. Lo que sí te pedimos: que respondas a nuestras preguntas cuando lleguen por email. Nosotros avanzamos mientras tú sigues llevando tu despacho.
Nosotros lo construimos por ti
03
Fase 3
Recibes las llaves
Cuando tu sistema está listo, recibes un vídeo de tour virtual por tu propio Sistema OCC: qué hay, dónde está, cómo usarlo. Para que desde el primer día lo entiendas tú, y puedas explicárselo a tu equipo.
Usarlo es facilísimo y se aprende usándolo. Es más fácil que el WhatsApp del despacho, y el WhatsApp no lo tuvo que aprender nadie.
Además, cuentas con una biblioteca de vídeos cortos por si alguien del equipo se pierde.
Y cerramos con una sesión 1:1 de últimos ajustes y dudas.
A partir de ahí el sistema es vuestro: la cuenta, los datos, las automatizaciones. Sin permanencia, sin cuota, sin depender de mí para usarlo. Lo monté para que mi despacho funcionara sin mí.
¿Por qué más de 70 asesorías de España han confiado en mí y en mi equipo para implementar el sistema OCC?
✦ Llevo más de veintitrés años siendo asesora.
Este sistema nace en mi propio despacho en Andorra, con mi equipo y mis clientes reales. Lo probé conmigo antes de proponérselo a nadie. Y cuando lo vendí en 2019, lo vendí bien: precisamente porque funcionaba sin mí.
✦ He formado a suficientes asesores como para llenar un salón de banquetes.
Más de 70 asesorías en España tienen hoy el sistema OCC implantado en su despacho, 83 asesores participan cada mes en el Club de Asesores que lidero y más de 150 han pasado por mis formaciones sobre el negocio de la asesoría.
✦ 427 asesores han comprado mi libro Guía de Supervivencia Digital para Asesorías
“Difícilmente no encuentres en él algo que puedas aplicar en tu caso concreto”, dijo Juanjo en su reseña de Amazon.
✦ Desde 2022 y durante 4 años consecutivos, he sido ponente en Accountex, el mayor evento del sector de la asesoría.
En esta última edición volví a subirme al escenario para romper con la idea de que el sector no tiene un problema de precios, tiene un problema de propuesta de valor.
¿Realmente se puede vivir bien estando al frente de un despacho?
Estos asesores dicen que sí:
Todo esto está muy bien, pero mi equipo no va a aceptar novedades. –me dicen muchos asesores.
Me pasó lo mismo-respondo yo.
Un equipo que lleva años trabajando sin estructura ha aprendido una cosa: cada novedad es una capa más de lío.
Y a estas alturas, se resiste a perder tiempo en algo que no va a funcionar.
Por eso OCC no les pide construir nada. El sistema lo creamos mi equipo y yo. <br>
Tu equipo se lo encuentra montado y listo para trabajar dentro.
Lo único que necesito de ellos es que graben su pantalla mientras hacen esa parte que solo vosotros sabéis. Por ejemplo, cómo se lleva un requerimiento en tu despacho.
Eso se graba en dos minutos. Nadie redacta un manual.
Pero como te decía, yo también tuve resistencia por parte de mi equipo.
No les convencí yo. Les convenció el sistema.
Antes de ver el precio de OCC, hagamos un cálculo rápido.
Según los datos, los equipos pierden de media cinco horas semanales esperando información de compañeros o rehaciendo trabajo que ya existe pero nadie sabe dónde está.
En una asesoría de tres personas, eso son quince horas semanales perdidas. Solo por no tener los procesos documentados.
Y eso es solo la organización. Ponle precio a esas horas.
Si cada hora de tu equipo te cuesta de media 20€ entre salario y cargas sociales, quince horas semanales perdidas son 300€ a la semana. 1.200€ al mes. 14.400€ al año. Y eso solo por no tener los procesos documentados. Sin contar la comunicación interna, sin contar las horas que tú personalmente llevas resolviendo lo que no debería depender de ti.
El Sistema OCC, implementado por mi equipo en tu despacho en seis semanas, con todo lo que has visto incluido, tiene un precio de 1.350 € (impuestos no incluidos) si reservas tu llamada antes del lunes 28 de septiembre a las 23:59h.
Un único pago. Sin cuota mensual.
La falta de sistema tiene un coste. Lo acabas de calcular. ¿Vas a seguir pagándolo?
Sistema OCC
Organización, comunicación y control para una asesoría AntiFrágil
Implementación en 6 semanas
Incluye:
- El diagnóstico de tu despacho y el diseño de tu sistema, conmigo.
- El montaje completo en vuestro ClickUp: clientes clasificados, tareas recurrentes con sus vencimientos, molde de protocolos con los estándar ya hechos, canales de equipo y de cliente, avisos de certificados.
- El Diario Inteligente con el agente entrenado y configurado.
- La capa OCC sobre ClickUp.
- La plataforma de vídeos, el tour en vídeo de vuestro propio sistema, la sesión de entrega y mi email abierto durante seis semanas.
- La propiedad de todo. Cuenta, datos y automatizaciones. Sin permanencia.
En este momento tenemos capacidad para implementarlo en 17 despachos de España.
1.750 €
Impuestos no incluidos
1550 €
Impuestos no incluidos
Hasta el 5 de octubre, para participantes en #AsesoríaAntifrágil
Disponible solo mientras haya plazas disponibles.
Vemos si tu despacho está preparado para implementar OCC y resuelvo tus dudas.
Cómo optar a una plaza para que implementemos OCC en tu despacho:
Tienes dos caminos. Elige el tuyo.
Si lo tienes claro: pulsa el botón y realiza el pago. Recibirás un email para dar los siguientes pasos (rellenar un formulario y agendar la primera sesión conmigo.
Si tienes dudas: reserva una llamada conmigo. Son 20 minutos. Me cuentas cómo es tu despacho, te digo si encaja.
Preguntas frecuentes
Ya tenemos el software de contabilidad. ¿No es suficiente?
El 63% de los despachos en España sigue usando Excel a pesar de tener herramientas contratadas. No porque el software sea malo. Sino porque ningún software organiza sólo un despacho. Eso lo hace un sistema. Y eso es lo que OCC implementa.
OCC se construye encima del software para organizar todo lo que no toca: la comunicación interna de tu equipo, los procesos de trabajo, el control de lo que está pasando en tu despacho en tiempo real.
¿Cuánto cuesta mantener Click Up en mi despacho?
Tienes que mantener 2 cosas:
- Su licencia, que contratas tú directamente. Plan Business, unos 100 $ por persona y año. Menos de 2 € a la semana por cada miembro del equipo para saber en qué está.
- Su inteligencia artificial, que es lo que mueve el Diario: desde 10 € al mes por todo el despacho. Menos de lo que cuesta media hora de la persona que hoy apunta las llamadas en post-its.
Importante: nosotros no vendemos el software ni mantenimiento, te vendemos el sistema de trabajo para que puedas utilizarlo bien.
¿Y no puedo hacerlo yo con una cuenta de ClickUp?
Puedes abrirte una cuenta de ClickUp hoy.
Gratis, incluso.
Vas a encontrar un lateral negro vacío.
Olvídate de tener la clasificación de clientes de una asesoría, las tareas recurrentes con sus vencimientos, los protocolos, el Diario Inteligente con el agente entrenado ni la capa OCC que te enseña el despacho en una pantalla.
Todo eso no es de ClickUp. Es lo que dejamos montado dentro.
Si tienes tiempo y ganas de construirlo tú, adelante.
Si prefieres que te lo dejemos hecho, para eso está OCC.
¿OCC tiene sentido en un despacho pequeño?
Los despachos pequeños son los que proporcionalmente más pierden con la falta de sistema. Cuando en tu equipo sois tres personas, una baja es una crisis. Por eso he implementado OCC en despachos unipersonales, en asesorías de dos personas, en despachos de cuatro y de 21.
¿Y en un despacho de 12 o 15 personas?
Ahí el problema cambia de nombre pero no de raíz. Ya no es “si falta uno se cae todo”. Es que trabajáis a ciegas: dos personas haciendo lo mismo sin saberlo, cosas que se dan por hechas y nadie ha empezado, y tú apagando fuegos porque eres el único que ve el conjunto.
Con 12 personas la capa OCC deja de ser una comodidad y pasa a ser la única forma de saber qué está pasando sin convocar una reunión.
Y en un despacho de ese tamaño lo que más se nota no es la herramienta: es haber decidido de una vez quién responde de qué, por dónde circula cada cosa y quién ve qué. Eso es lo que diseñamos en las sesiones. Luego lo montamos.
¿Y si lo implementamos y luego no lo usa nadie?
Puede pasar. No te voy a decir que no.
Lo que yo he visto en más de 70 despachos es que si tú entras cada mañana a la capa OCC y dejas lo que pasa en el Diario, el equipo va detrás.
Pero si tienes serias dudas, probablemente el sistema OCC no es para tu despacho.
¿Tengo que cambiar mi programa fiscal o laboral?
No. OCC no toca tu software de gestión. Se pone encima para organizar lo que ese software no organiza: quién hace qué, qué ha pasado con cada cliente y cómo va el despacho.
Y no duplica nada.
En el diseño decidimos qué vive en ClickUp y qué se queda donde está: lo fiscal, lo laboral y lo contable siguen en tu programa; en ClickUp controlas que está hecho, quién lo ha hecho y cuándo vence lo siguiente.
Si ya usáis algo para fichar o para recibir documentación, lo vemos en el diseño y se decide.
¿Y la protección de datos?
ClickUp tiene permisos por espacio y por persona, y se pueden configurar para cada usuario: laboral ve laboral.
Y como la documentación fiscal y laboral se queda en vuestro programa, en ClickUp no hay más datos que los necesarios para saber qué hay que hacer.
Qué alojáis y cómo, lo decide vuestro responsable de protección de datos, igual que con cualquier herramienta que entra en el despacho.
Sistema OCC
Organización, comunicación y control para una asesoría AntiFrágil
Implementación en 6 semanas
Incluye:
- El diagnóstico de tu despacho y el diseño de tu sistema, conmigo.
- El montaje completo en vuestro ClickUp: clientes clasificados, tareas recurrentes con sus vencimientos, molde de protocolos con los estándar ya hechos, canales de equipo y de cliente, avisos de certificados.
- El Diario Inteligente con el agente entrenado y configurado.
- La capa OCC sobre ClickUp.
- La plataforma de vídeos, el tour en vídeo de vuestro propio sistema, la sesión de entrega y mi email abierto durante seis semanas.
- La propiedad de todo. Cuenta, datos y automatizaciones. Sin permanencia.
En este momento tenemos capacidad para implementarlo en 17 despachos de España.
1.750 €
Impuestos no incluidos
1.550 €
Impuestos no incluidos
Hasta el 5 de octubre, para participantes en #AsesoríaAntifrágil
Disponible solo mientras haya plazas disponibles.
Vemos si tu despacho está preparado para implementar OCC y resuelvo tus dudas.
© Conchi Sancar