Implementar inteligencia artificial y tener el despacho lleno de papeles. Parece ilógico y, sin embargo, es lo que sucede en la mayor parte de asesorías. ¿Qué hacer? Aprende IA, claro que sí, pero primero pon en orden tu despacho.
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Invertir tiempo en IA sin hacer los deberes
Cuando me preguntan si recomiendo usar IA en una asesoría, mi respuesta es sencilla: depende. Y no depende de la herramienta ni de la moda del momento, sino del orden interno del despacho. He acompañado a muchas asesorías en su proceso de transformación digital, y hay un patrón que se repite más de lo que debería: empezar por lo vistoso y dejar de lado lo esencial.
¿De qué sirve invertir tiempo en aprender a usar herramientas de IA si tu equipo no tiene clara ni la ruta de trabajo diaria?
Ahí es donde empiezan los verdaderos dolores de cabeza.
La IA no soluciona el desorden, lo amplifica
La inteligencia artificial es una herramienta, no una solución milagrosa. Su eficacia depende directamente del sistema en el que se integra.
Si el despacho ya está desordenado, lleno de tareas urgentes sin categorizar, clientes que piden todo para ayer y procesos que cambian según el día, la IA no solo no ayudará, sino que amplificará el caos.
Estudios del Banco de España señalan que solo el 20 % de las empresas han pasado del uso puntual de IA a una integración real, y en pymes ese porcentaje cae al 2 %. ¿La causa principal? Falta de procesos claros y base operativa. (Banco de España, 2025).
El problema no es la IA, es el caos del despacho
Hoy muchos asesores se sienten presionados por «estar al día». Ven webinars, se apuntan a cursos de herramientas y descargan extensiones como si eso fuera lo que les hará avanzar. Pero no se trata de saber usar ChatGPT o Notion AI. Se trata de tener un despacho que funcione bien, con procesos claros, tareas organizadas y roles definidos.
Porque si no, lo que consigues con la IA es meterle gasolina a un coche con el motor roto. Y ya sabemos cómo termina eso.
Como señala el Barómetro de IndesIA, la IA ofrece beneficios reales solo cuando hay estructura previa. En pymes sin digitalización previa, el rendimiento y la eficiencia incluso empeoran en los primeros meses por mala implementación.
Tres pasos sencillos antes de pensar en IA
En mi experiencia, antes de hablar de IA, siempre llevo a los equipos a revisar estos tres puntos:
- Procesos internos: ¿Tienes documentado cómo se recibe un cliente? ¿Qué pasa cuando te llega una urgencia? Por ejemplo, en un despacho que acompaño en Zaragoza, diseñamos un protocolo con 4 pasos definidos para el onboarding del cliente. Resultado: menos malentendidos y más confianza desde el primer día.
- Flujos de trabajo del equipo: Todos deben saber qué, cómo y cuándo hacer sus tareas. En otro caso, una asesoría de 5 personas logró reducir en un 40 % los tiempos de espera internos solo con una pizarra digital que marcaba las prioridades semanales.
- Relación con el cliente: No basta con contestar emails. En un despacho pequeño de Pontevedra, creamos un canal único de atención a clientes con seguimiento por etiquetas. Resultado: menos interrupciones, más orden mental y operativo.
Cuando ordenas primero, la IA sí que ayuda
En los despachos que han seguido este enfoque, los resultados se ven rápido.
Más tiempo para tareas importantes, menos errores en la entrega de trabajos, y un equipo que se siente más seguro. Cuando se ordena el despacho, herramientas como la IA realmente suman: automatizan procesos repetitivos, permiten priorizar mejor y hasta ayudan a personalizar la relación con los clientes.
Según Microsoft España, las empresas con procesos claros tienen un 60 % más de éxito en la implementación de IA respecto a aquellas que improvisan su adopción. Y en asesorías pequeñas, la diferencia se traduce directamente en menos desgaste del equipo y más facturación recurrente.
Ejemplos prácticos
- Caso 1: Una asesoría en Madrid implementó un chatbot basado en IA para atender consultas frecuentes de clientes, reduciendo en un 40% el tiempo dedicado a estas tareas por parte del equipo.
- Caso 2: Un despacho en Barcelona formó a su equipo en el uso de herramientas de análisis de datos impulsadas por IA, permitiéndoles ofrecer informes más detallados y personalizados a sus clientes.
- Programas ‘Kit Digital/Consulting‘: el 82 % de las pymes que han recibido estas ayudas usaron IA para acelerar trámites, reduciendo tiempos de gestión de 5h a 90 min.
La inteligencia artificial puede ser una gran aliada para las asesorías, pero nunca debe ser el primer paso. Primero el orden, después la velocidad. No se trata de correr más, sino de correr mejor.
¿Quieres empezar con IA? Genial. Pero hazlo cuando tu equipo tenga claro qué hace, cuándo lo hace y cómo lo hace. Si no, te costará más tiempo, más dinero y más frustración.
Lo urgente no siempre es lo importante. Y a veces, parar para ordenar es el mayor avance que puede hacer tu despacho.
Referencias:
- Banco de España (mayo 2025). La adopción de la inteligencia artificial en las empresas españolas, Boletín Económico 2025/T2.
- IndesIA (abril 2024). Barómetro de Adopción de la IA en las pymes españolas.
- Microsoft España (2024). Estudio sobre el impacto real de la IA en procesos internos.
- CIEDO (2025). Guía para integrar inteligencia artificial en la pyme.
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