Si trabajas en una asesoría, conoces perfectamente la situación: se acerca el cierre del trimestre y el despacho entra en modo supervivencia. El café se multiplica, las horas se estiran y el estrés se vuelve el compañero de mesa de todo el equipo.
Cuando esto sucede es que existe un fallo estructural, y tranquilo, porque ocurre hasta en las asesorías más «chulas» del sector. La mayoría de asesorías no se organizan bajo una planificación estructurada, sino que hacen todo según los plazos de la administración. El resultado es una carrera constante pendiente del reloj que genera mucho agotamiento, sensación de ir siempre tarde y, en muchas ocasiones, unas ganas terribles de dejar la profesión.
Por eso hoy te traigo una buena noticia: estos picos de trabajo puedes gestionarlos mucho mejor.
La clave: no gestionar el trimestre
Los plazos fiscales son inevitables, pero el estado en el que llegas a ellos puede ser otro. El problema no lo tienes cuando llega ese pico de trabajo, sino que lo tienes por no organizarte cada día:
- Solicitud de documentación tardía.
- Revisión de información con un atracón de facturas.
- Falta de procesos estandarizados.
- Costumbre de trabajar apagando fuegos en lugar de seguir un ritmo de trabajo constante.
Los pasos para organizar mejor tu calendario
Sigue estos pasos que te recomiendo para gestionar mejor tu tiempo:
1. Diferencia lo urgente de lo importante
Hazlo en el día a día, no solo cuando toca cerrar trimestre. Una llamada imprevista o un documento que te piden urgente suele ser prioridad frente a lo importante: mejorar procesos, planificar el trabajo o el cierre.
Si solo atiendes urgencias nunca vas a tener tiempo para mejorar tu despacho, así que aprende a distinguir este punto e intenta no dejar el trabajo que estés realizando para atender a otras cosas, aunque parezcan urgentes.
2. Trabaja por bloques
El Time Blocking es un sistema de trabajo que te permite trabajar con foco en una tarea concreta o agrupando las que sean similares. Saltar de una tarea a otra mata tu productividad y agota el cerebro. Este sería un ejemplo de cómo te puedes organizar:
- Lunes: auditoría y recepción de documentación.
- Martes y miércoles: cálculos fiscales y procesamiento de datos.
- Jueves: consultoría y atención al cliente.
- Viernes: revisión de procesos, orden interno y planificación de la semana siguiente.
3. Revisión periódica
La mayor parte de asesorías viven pendientes de las fechas que impone la administración, pero si quieren trabajar bien, deberían tener sus propias fechas. Las asesorías más rentables trabajan con revisiones y plazos internos. Como mínimo yo te propongo dos recurrencias clave:
- Planificación semanal: dedica los últimos 20 minutos del viernes a visualizar la semana entrante. Dejarla planificada de antemano te permite ahorrar tiempo para cuando llegues al lunes siguiente. Así no estarás improvisando sobre la marcha.
- Planificación anual: planea los picos de trabajo con meses de antelación. Esto te permite pedir documentación y gestionarla mucho antes, de manera más equilibrada en tu día a día. Y así no notarás tanto la subida de trabajo en picos de trimestre.
Utiliza herramientas digitales gratuitas como TodoIst, Trello o ClickUp, que tienen muy buenas funciones y dan grandes resultados. Si te interesa esto, en este artículo te hablo de herramientas gratuitas para mejorar la productividad.
Un calendario bien organizado te permite trabajar mejor
La planificación y el calendario se tienen más claras en el entorno empresarial y emprendedor. Sin embargo, no han tenido gran impacto en las asesorías, y resulta algo contradictorio, porque una asesoría es «la empresa de las empresas».
Un despacho organizado no solo es más rentable, sino que es más efectivo y genera más tranquilidad para el cliente. Salir a tu hora, trabajar con claridad mental y, sobre todo, recuperar la capacidad de pensar de manera más estratégica pensando en la rentabilidad de tu despacho, y no solo en cumplir plazos para realizar gestiones.
Organizar tu asesoría es una decisión estratégica. Tú ya tienes el conocimiento y la experiencia. Ahora necesitas poner estructura y empezar a dirigir tu propio despacho.
Es algo en lo que trabajo día a día como experta en digitalización de asesorías. Si necesitas ayuda para transformar tu despacho, no dudes en contactarme.
