Guía de herramientas gratuitas para mejorar la productividad de tu despacho

Existe un sentimiento muy generalizado en el sector de las asesorías, y es sentir que el despacho no tiene el orden ni organización que necesitan.

Y es normal, porque con tanta oferta de software para asesorías en el mercado es fácil hacerse un lío, gastar dinero y no obtener resultados.

La verdad es que no necesitas el software más caro ni más famoso para organizarte bien. En este sentido, te voy a dar alternativas de herramientas gratuitas para mejorar la productividad de tu despacho sin complicaciones.

Aquí te dejo una selección para que tengas donde elegir:

Google Drive o OneDrive

Son herramientas que hacen exactamente lo mismo, solo que una es de Google y la otra de Microsoft, respectivamente. Ambas te servirán para crear carpetas estandarizadas por cliente, como las que te propongo hacer en el onboarding digital de un cliente. Con esta herramienta gratis tus clientes pueden subir facturas y documentos, generando así un circuito de colaboración que ahorra horas de trabajo.

Cómo usarlos bien en una asesoría:

• Carpetas por cliente.
• Subcarpetas estándar: facturas, contratos, impuestos, comunicaciones.
• Acceso compartido con el cliente para que pueda subir documentación.

Esto te permite crear un espacio digital ordenado en el que cada nuevo cliente sabe exactamente dónde subir cada cosa y cómo enviarte su documentación.

Ejemplo: un nuevo autónomo entra en tu despacho, recibe su carpeta ya creada, sube facturas cada mes y tu equipo trabaja siempre sobre la misma estructura.

Resultado: menos correos, menos archivos desorganizados y más control sobre la documentación.

Calendly o TidyCal

Para agendar tus citas, reuniones y sesiones de pago de manera automática. Inserta el link de tu agenda a tu email de bienvenida o en tu página web y permite que tus clientes escojan cuando realizar una llamada o videollamada contigo. De esta manera te ahorras correos infinitos para indicar cuando estás disponible y cuadrar disponibilidad.

Cómo usarlos bien en una asesoría:

• Reserva de llamadas, citas presenciales o videollamadas directamente sin que tengas que intervenir.
• Automatizar sesiones de seguimiento.
• Cobrar sesiones de consultoría.

Ejemplo práctico: un cliente quiere una revisión fiscal, entra al enlace y elige día y hora.

Resultado: una reunión agendada sin necesidad de que haya un previo intercambio de emails infinitos entre ambas partes.

Slack

Es un chat dividido por canales temáticos en el que tu equipo puede comunicarse entre sí para gestionar mejor sus tareas y hacer seguimiento de proyectos o trámites concretos.

¿Cómo puedes mejorar la comunicación interna en tu asesoría?

• Creación de canales por departamento.
• Intercambio de conversaciones individuales entre personas del equipo.
• Registro de la información por escrito para su búsqueda en caso necesario.

Ejemplo práctico: un asesor detecta que un cliente ha enviado una factura incorrecta. En lugar de mandar un WhatsApp o hablar directamente con el compañero, escribe en el canal #fiscal una nota «Cliente López SL ha subido factura duplicada en Drive. Revisad antes de presentar el modelo». Otro compañero responde, lo gestiona y queda listo.

Resultado: todo queda registrado en el momento y no se pierde ni se olvida, como podría pasar si lo comentamos o dejamos un pos-it encima de la mesa.

Teams o Google Chat

Comunicarse entre miembros del equipo es imprescindible y no basta con dejarse notas o dar un aviso rápido a un compañero. Con un chat todo es mejor, queda registrado y no se pierde la información.

En este sentido hay herramientas muy similares a Slack. Lo que cambia es que si tienes contratado Google Drive te conviene utilizar Google Chat y si tienes contratado OneDrive, utilizarás Teams para mantener el mismo ecosistema de herramientas.

Trello y Asana

Las pongo juntas porque ambas sirven para establecer tareas, compartirlas con el equipo y llevar un control recurrente de todos los proyectos y clientes con los que se trabaja.

Estas dos herramientas son muy visuales y, en principio, más utilizadas por personas más creativas y que prefieren tener la información en un solo golpe de vista. La función principal de ambas es la organización de la información en formato de tableros.

¿Cómo podemos aprovecharlas en una asesoría?

• Crear flujo de trabajo en tareas y proyectos concretos.
• Asignar tareas según usuario y realizar seguimiento.
• Visualizar el trabajo en curso, pendiente y finalizado.

Ejemplo: se crea un tablero de «Gestiones trimestrales» por columnas en la que cada cliente es una tarjeta con diferentes estados (pendiente, proceso, revisar, presentado). Dentro de la tarjeta se establecen las tareas, como por ejemplo: revisar facturas, calcular impuestos, enviar borrador o presentar modelo. Cada una de ellas se puede asignar al mismo asesor o al especialista correspondiente.

Resultado: todas las tareas están controladas, asignadas y con un seguimiento efectivo y fácil de entender a simple vista.

Todoist

Se trata de una herramienta mucho más simple que la anterior, pero cumple su función perfectamente, con el añadido de que permite un control de recurrencia mucho más avanzado que las anteriores.

Caso de uso de TodoIst en una asesoría:

• Controlar tareas recurrentes y asesor asignado.
• Recordatorios en la app o vía email.
• Configuración de recurrencia una vez finalizada la tarea.

Ejemplo práctico: se crean tareas simples con recurrencia automática. Por ejemplo: solicitar facturas a clientes con IVA cada mes, llamara un cliente para solicitar documentación pendiente cada semana… Cada tarea puede llevar la fecha, prioridad, recordatorio y usuario asignado. Si un asesor tiene en TodoIst «Revisar documentación del cliente López S.L. todos los lunes a las 9:00h, cada semana le aparece automáticamente sin tener que crearla de nuevo.

Resultado: más tranquilidad al no tener la sensación de tener que hacer todo de memoria y poder delegar tareas a compañeros ante un imprevisto.

ClickUp

Si te fijas, hasta ahora te he hablado de diferentes herramientas y usos según su función de organización, comunicación y control. Esto forma parte de mi sistema OCC para organización de asesorías.

Y ClickUp tiene la mayoría de funciones comentadas unificando las 3 funciones (organización, comunicación y control) en una sola pantalla, porque no se trata solo de un gestor de tareas. Bien configurado, se convierte en el panel de control completo del despacho.

¿Qué te permite hacer ClickUp en tu asesoría?

ORGANIZACIÓN

• Espacios por áreas: fiscal, laboral, contable, consultoría, rentas…
• Carpetas por tipo de cliente (autónomos, empresas, internacionales…).
• Listas por servicio.
• Documentación vinculada a cada cliente o tarea.

COMUNICACIÓN

• Chat interno por áreas o proyectos.
• Comentarios dentro de cada tarea.
• Menciones al equipo y creación de tareas mediante comentarios.
• Historial de conversaciones.
• Grabación de clips para crear tutoriales internos o vídeos explicativos para clientes.

CONTROL

• Tareas con responsables y fechas límite.
• Recurrencias automáticas (mensuales, trimestrales, anuales…).
• Prioridades.
• Automatizaciones.
• Paneles de seguimiento.
• Carga de trabajo por persona y control de tiempos.

Ejemplo de uso: se añade a un cliente nuevo en el espacio de ClickUp de una asesoría. Automáticamente se crean sus tareas, carpetas, recurrencia y se le asigna a un responsable.

Resultado: ahorro de tiempo al no tener que realizar este proceso y documentación inicial de manera manual para cada cliente. Gracias a ClickUp tienes un sistema organizado, efectivo y que te permite trabajar de manera más organizada en tu despacho.

¿Cuál es la mejor herramienta para tu asesoría?

De entre todas las herramientas gratuitas de software para asesorías que te propongo, tendrás que elegir la más adecuada para ti. Aquí te dejo una tabla con los principales objetivos de cada herramienta para que veas las que mejor encajan en tu despacho:

Después de todo esto, seguro que estás deseando probar algunas de las herramientas que te propongo en el listado, así que te dejo un último consejo, y es que empieces por aquella herramienta que tenga funcionalidades que no tenga tu ERP habitual.

Y sobre todo, recuerda que lo importante es empezar a incorporar cambios, poco a poco, en tu asesoría. Te lo digo como experta en digitalización de asesorías y años de experiencia en el asesoramiento en transformación digital a todo tipo de despachos.