La llegada de la e-factura no tiene que ser una carga más en tu despacho, aunque al principio te llevará un tiempo organizar lo que te voy a contar.
Bajo mi punto de vista, es la oportunidad perfecta para optimizar tus procesos, digitalizar tu asesoría y fortalecer tu relación con los clientes posicionándote como el asesor que se involucra y ayuda realmente al negocio de sus clientes. Seamos sinceros, tú no quieres ser el asesor que mejor gestiona los 303 ¿verdad? Pues te tocará hacer algo más que gestionar.
Quiero compartirte cómo veo yo esta obligación de la e-factura. A nadie nos gustan las obligaciones pero esta, en serio, viene para ayudarnos a todos a ser más productivos y tener mayor orden en nuestros negocios. Vamos a aprovecharlo, ¿no crees?
¿Qué es la E-Factura y por qué es importante que hagas algo desde ya mismo?
Vamos con la parte teórica: la e-factura es un documento digital con validez fiscal y legal, diseñado para mejorar la transparencia y reducir el fraude en las transacciones comerciales. Con esta normativa, tanto las empresas como las asesorías podrán disfrutar de beneficios como:
- Ahorro en costes administrativos.
- Reducción de errores humanos.
- Trazabilidad y control financiero en tiempo real.
- Digitalización de procesos internos.
¿Qué pasa en la práctica? Que vamos a tener que cambiar la manera en la que muchos hacen las facturas hoy en día: nada de excel, ni word ni software no válido… Porque a partir de pronto, vamos a tener que realizar facturación electrónica.
Y esto no va de enviar las facturas en pdf eh… que esto ya pasó de «moda» en 2019. Esto va de realizar la facturación en unos formatos concretos con unos datos muy concretos que determinados software realizarán.
Si todavía trabajas con facturas en papel o albaranes con autocopia, ¡es hora de dar el salto! La e-factura no solo facilitará tu día a día como asesor, sino que también te permitirá ofrecer un mejor servicio a tus clientes.
Cómo comunicar el tema de la facturación electrónica a tus clientes
No es que se lo tengas que decir tú. Imagino que ellos son mayorcitos para saber que como empresarios tienen obligaciones. Pero bueno, si eres buen asesor/a sé que se lo vas a comunicar porque en cierto modo te incumbe: no podrás aceptarles facturitas en pdf ni en papel y eso influye en tu trabajo.
Puede parecer un reto explicar esta nueva normativa a tus clientes sin que lo vean como una complicación más. Y aquí van algunas claves para que les vistas esta obligación en una ventaja para ellos mismos y sus negocios:
- Destaca los beneficios: En lugar de enfocarte en el “trabajo extra”, resalta cómo la e-factura les permitirá tener un control más preciso de sus cobros y pagos, reducir la dependencia del papel y gestionar su negocio de manera más eficiente.
- Aclara conceptos clave: Muchos clientes pueden confundirse entre términos como e-factura y Verifactu. Sé el guía que necesitan y ayúdales a entender las diferencias para evitar malentendidos y estrés innecesario.
- Posiciónate como un aliado: Hazles saber que no están solos en este proceso. Ofréceles formación, guías y soporte para que la transición sea lo más sencilla posible.
Planificación e implementación de la e-factura: hazlo cuanto antes
Para implementar con éxito la e-factura en tu despacho y en el de tus clientes, es fundamental seguir tres pasos clave:
- Información: Educa a tus clientes sobre la normativa, los plazos y las opciones de software disponibles. Segmenta tus comunicaciones para adaptarte a las necesidades de cada tipo de cliente, desde los más avanzados hasta los principiantes que necesitan más apoyo.
- Planificación: Diseña un cronograma claro para la transición. Dedica un tiempo específico a trabajar en la elección del software, la formación y los ajustes necesarios en tus procesos internos.
- Formación e implantación: Asegúrate de que tus clientes sepan cómo usar las herramientas de facturación. Puedes organizar talleres, crear guías prácticas o incluso ofrecer soporte personalizado durante los primeros meses.
Revisa tus honorarios y refuerza tu valor como asesoría
A priori, lo que está «sonando» por ahí es que el tema de la e-factura va a dar menos trabajo a una asesoría y me consta que muchas hasta os quedáis sin palabras cuando un cliente os pide una rebaja. ¿Qué rebaja? Si os habéis pasado años asumiendo tareas y trabajo que no os corresponde…
Es la hora de subir precios. Y rebatir la objeción de la supuesta facilidad que os traerá la e-factura a vuestros despachos explicándole al cliente que vais a asumir diferentes responsabilidades y tareas y que durante este tiempo las habéis estado valorando. Es un error si no las has cobrado antes, vale, pero puedes rebatirlo con un «estábamos valorando que esto perdure en el tiempo», que sí, perdurará si no va en aumento la carga de gestión que ya tienes en tu despacho por la misma cuota de siempre.
Ponte firme, cobra lo que mereces, prepara un listado de tareas que asumes además del famoso trimestre y ponlo en valor de una vez por todas. Luego añádele, si quieren, un coste por el programa de facturación para que (ellos) puedan cumplir con sus obligaciones. Tú les ayudas. Les cuentas la obligación y también les propones una solución.
¿O es que se da por hecho que al ser asesor tienes que asumir tareas administrativas de tus clientes? Esto da para otro post pero lo vamos a dejar ahí.
Refuerza tu valor como asesor, aprovecha para subir precios y añade el coste del programa de facturación en caso de que escojan el que tú recomiendes.
Recuerda que tu papel como asesor no es simplemente gestionar, sino ayudar a tus clientes a cumplir con la normativa y a mejorar su negocio. Esto tiene un valor que merece ser reconocido.
Tengo un vídeo en youtube sobre la efactura
Como sé que a muchos os gusta más escuchar que leer, te dejo por aquí el acceso directo a un vídeo en youtube donde expongo paso a paso lo que yo haría ante este caso. Cómo informar, planificar e implantar el software de la e-factura adecuado para tus clientes. Sin que no se nos olvide educarles y dar la formación pertinente para asegurarnos de hacerlo bien y consistente.
Seguiré ampliando esta información porque pienso que estamos ante una oportunidad muy valiosa para: digitalizar por fin el sector y conseguir que los clientes sean empresarios adultos que asuman sus obligaciones. (no somos sus mamis/papis y no necesitan tanta protección).
Aquí te dejo el vídeo y espero que me cuentes qué opinas.
¡Un abrazo!
