La digitalización en asesorías de empresa se está volviendo una obsesión para muchos asesores y la verdad es que eso supone ciertos problemas para quienes trabajamos por y para asesorías. Por poner un símil, es como querer adelgazar 20 kilos en una semana.
Digitalizarse a base de obsesiones, prisas y miedo no es bueno. Y lo que está ocurriendo es que muchos profesionales están abriendo ahora los ojos de lo que se supone que ha estado ocurriendo en las empresas los últimos 10 años (podrían ser más pero no me voy a poner en lo peor).
Por qué es importante la digitalización en asesorías de empresa
Me gusta definir a las asesorías como la empresa de las empresas. Es por eso que, vivir ajeno a lo que ocurre en la vida real, más allá del trimestre es una barbaridad. Asesores que desconocen que se puede ganar dinero online, vender desde el garaje de tu casa u obtener rentas de vídeos colgados en Internet. Si, esa es la realidad. Más allá de la imputación correcta de los ingresos, impuestos y demás, el problema está en que si no entiendes que la digitalización te puede ayudar a ti mismo en tu despacho, estás perdido.
Está claro que hay trabajo que hacer y no se trata de cogerte un software y 2 herramientas modernas. O peor aún, vivir obsesionado con la herramienta perfecta. Que ya te hago spoiler: no existe la herramienta perfecta.
Hay que realizar un estudio bien completo de cómo trabajas actualmente en tu despacho e ir valorando los cambios a implementar. Vamos, que no se puede hacer así a lo loco, porque te lo ofrezcan las empresas de software de turno.
Los beneficios inmediatos de digitalizar una asesoría de empresas
Reducir costes
No se trata de ahorrar papel y pedir que te pasen las facturas en pdf. Al final a las facturas en papel le quedan los días contados con la entada de la e-factura. Se trata de ahorrar costes operativos. De personal aburrido y estresado picando datos. Y por supuesto, dedicar más tiempo a asesorar.
Una de las herramientas a valorar de manera inmediata es la que interpreta facturas y las transforma en asientos. Vas a tener trabajo igual pero no es lo mismo.
No veas la satisfacción de dejar de «picar asientos» y dedicarte a repasar los datos introducidos automáticamente, valorarlos y analizarlos. Eso se acerca más asesorar ¿verdad?
Trámites más rápidos y eficientes
La implementación de herramientas digitales agiliza los procesos de trámites, dejando más tiempo para poder atender a los clientes y ofrecerles servicios de más valor y por los cuales vas a cobrar más. Si solo te centras en hacer trámites no te quejes de que tus clientes no te valoran. Por suerte, gran parte de tiempo que desperdicias haciendo trámites, lo puedes ahorrar con herramientas digitales. Centra tu foco en eso. La digitalización en asesorías se debe centrar en el ahorro de tiempo y mejora del servicio.
Clientes más contentos
Discrepo en que una asesoría digital es lo que necesitan tus clientes. Discrepo mucho porque lo que quieren tus clientes es tu valor, a una persona, no las herramientas que utilizan.
Esto es un melón porque desde fuera, a los asesores/as se les ve como un «mal necesario». Es decir, un profesional que sirve para realizar los trámites obligatorios que te exige el Estado.
Raro es el profesional que valora los servicios de una asesor así sin más: fiscal, laboral, contable… en fin, ¿qué valor me aportas?
Sin embargo, cuando incorporas la digitalización en una asesoría esto cambia porque en lugar de dedicar el 99% de tu tiempo (o casi), vas a poder tener más tiempo para acompañar a tus clientes en sus negocios, ofrecer un servicio más cercano y de calidad.
En definitiva, con la digitalización ahorrarás tiempo en tareas repetitivas y sin valor para poder dedicarlo a otras que sí lo sean y te aporten mayor beneficio.
Herramientas esenciales para la digitalización de asesorías
Bajo mi punto de vista las herramientas son necesarias pero sin obsesiones. La mayoría de ellas no ofrecen gran diferencia de funciones y es probable que tengas que hacerte con 2 o 3 herramientas diferentes para poder tener todas las prestaciones que necesitas.
Guíate por esta regla: ORGANIZACIÓN, COMUNICACIÓN, CONTROL >>> OCC
Software de gestión
No te voy a hablar de marcas porque cada una tiene sus pros y sus contras. Pero sí que tienes que tener en cuenta varios puntos para no elegir un software que se quede corto en cuánto a funciones:
- Integración con sistemas contables y fiscales.
- Facilidad de uso para el usuario.
- Capacidad de personalización según las necesidades de tu asesoría.
- Escaneo e interpretación de asientos.
- Plataforma cliente. Es decir, un sistema que permita a los clientes subir su documentación vía plataforma evitando llamadas, emails y Whatsapp.
Documentación digital y gestión de archivos
- Acceso instantáneo a la información desde cualquier lugar.
- Reducción del espacio físico necesario para almacenar documentos.
- Mayor seguridad y respaldo de la información.
Comunicación interna
Un gran desconocido cuando se habla de digitalización en asesorías de empresa. Prestamos tanta atención a la comunicación con clientes que nos olvidamos del equipo. Gracias a digitalizar tu asesoría podrás darte cuenta de que no puedes estar dando recados a compañeros de manera verbal o con notitas encima de la mesa. Todo tiene que ser mucho más ágil.
Y no me cansaré de repetir que es esencial tener un sistema de comunicación y control interno para que un despacho funcione de manera eficiente.
Aplicaciones móviles y accesibilidad
Por favor elimina el Whatsapp de tu vida laboral. No es fácil, ni productivo, ni te permite trabajar en condiciones. Es una distracción totalmente innecesaria.
Sobre todo cuando existen en el mercado plataformas especializadas en realizar esta función de manera más ágil y por supuesto dejando rastro y respaldo para ti en caso de conflictos con clientes.
- Facilidad para enviar documentación de forma remota.
- Comunicación directa con la asesoría a través de notificaciones y mensajes instantáneos.
- Mayor comodidad en la gestión financiera y administrativa desde dispositivos móviles.
Contar con un software que, además de versión escritorio, facilite a tus clientes una aplicación de móvil para el envío de documentación y consultas, es un punto a valorar ya que les pones más fácil la comunicación y evitamos la fricción que puede suponer que, decidas eliminar el Whatsapp (considéralo sí o sí).
Estrategias para implementar la digitalización en asesorías
Análisis del estado actual del negocio
Antes de iniciar la transformación digital en una asesoría, es fundamental realizar una auditoría digital inicial para evaluar la infraestructura tecnológica existente y identificar áreas de mejora potenciales.
- Identifica las áreas de mejora: Tras la auditoría inicial, se deben identificar claramente los procesos susceptibles de ser digitalizados y optimizados para lograr una transición exitosa hacia un modelo más eficiente y rentable.
- Planifica el paso a paso para tu transformación digital: esto es esencial antes de ponerte a contratar y probar herramientas guiándote por lo que te cuentan otros asesores o tu informático de confianza. Nadie mejor que tú conoces el despacho, puntos fuertes y puntos de mejora. Traza esa hoja de ruta y luego ya veremos con qué herramientas lo harás.
- Prioriza: no hagas todo a la vez porque cambiar de software y traspasar información de uno a otro es un jaleo. Prioriza y traza un plan adecuado para hacerlo de manera segura y teniendo en cuenta que en algún momento vas a tener que sufrir algún contratiempo.
Selección de herramientas y proveedores
No te quedes con el primero que te dice que su software es la solución. Mírate los pasos que te pongo más arriba y asegúrate de ver 3-4 por lo menos. No los quieras ver todos tampoco. Escoge a aquel con el que puedas llevar a cabo un sistema OCC en condiciones: Organización, comunicación y control. Sigue las indicaciones de mi libro: Guía de supervivencia digital para asesorías, ahí tienes de inicio a fin todo lo que necesitas hacer en tu despacho.
Formación y adaptación del equipo
La capacitación del equipo de la asesoría en nuevas tecnologías es un paso fundamental para garantizar una transición sin contratiempos hacia un entorno digital. La gestión del cambio organizacional juega un papel crucial en esta etapa, promoviendo la adopción de las nuevas herramientas y procesos.
Nuevos modelos de negocio en asesorías
La digitalización en asesorías no solo implica mejorar los procesos existentes, sino también explorar nuevos modelos de negocio que aprovechen las tecnologías disponibles. En el sector de las asesorías, la consultoría online y el comercio electrónico han surgido como alternativas innovadoras para llegar a un público más amplio y diversificado. Puedes inspirarte desde este ebook gratuito: NUEVO MODELO DE ASESORÍA. Seguro que así coges ideas, adaptas tus conocimientos y te das cuenta de que: una asesoría es mucho más que ser becario de la administración.
¡Ánimos!
