La digitalización de procesos para asesorías se está volviendo una obsesión para muchos asesores y, sinceramente, eso está generando problemas para quienes trabajamos por y para asesorías. Por poner un símil, es como querer adelgazar 20 kilos en una semana.
Digitalizarse a base de obsesiones, prisas y miedo no es buena idea. Y lo que está ocurriendo es que muchos profesionales están abriendo ahora los ojos a lo que, se supone, ha estado pasando en las empresas durante los últimos 10 años (podrían ser más, pero no me voy a poner en lo peor).
Opinión y consejo personal: si tuviera que darte una recomendación para empezar bien con la digitalización de procesos para asesorías, sería esta: no elijas herramientas hasta que tengas claro qué proceso quieres mejorar. Coge un folio, dibuja tu flujo real (entrada de documentación, contabilidad, revisión, cierres, comunicación con cliente) y marca dónde se repite el trabajo. Si no haces esto, te meterás en un bucle de pruebas que desgasta al equipo, al cliente y a ti.
Por qué es importante la digitalización en asesorías de empresa
Me gusta definir a las asesorías como la empresa de las empresas. Por eso, vivir ajeno a lo que ocurre en la vida real, más allá del trimestre, es una barbaridad. Hay asesores que desconocen que se puede ganar dinero online, vender desde el garaje de tu casa u obtener rentas de vídeos colgados en Internet. Sí, esa es la realidad.
Más allá de la imputación correcta de los ingresos, impuestos y demás, el problema está en que si no entiendes que la digitalización de procesos para asesorías te puede ayudar en tu propio despacho, estás perdido.
Está claro que hay trabajo que hacer y no se trata de coger un software y dos herramientas modernas. O peor aún, vivir obsesionado con la herramienta perfecta. Ya te hago spoiler: no existe la herramienta perfecta.
Hay que realizar un estudio completo de cómo trabajas actualmente en tu despacho e ir valorando los cambios a implementar. Vamos, que no se puede hacer a lo loco solo porque te lo ofrezcan las empresas de software de turno.
Los beneficios de digitalizar una asesoría de empresas
Para que la digitalización de procesos para asesorías merezca la pena, tiene que notarse en el día a día. No en que tengas más herramientas, sino en ganar tiempo para poder asesorar mejor. Estos son los beneficios que suelen aparecer antes:
Reducción de costes
No se trata de ahorrar papel y pedir que te pasen las facturas en PDF. Al final, a las facturas en papel les quedan los días contados con la entrada de la e-factura. Se trata de ahorrar costes operativos: menos tiempo de personal aburrido y estresado con datos y, por supuesto, más tiempo para asesorar.
No veas la satisfacción de dejar interpretar facturas y dedicarte a revisar datos introducidos automáticamente, valorarlos y analizarlos. Eso se acerca más a asesorar, ¿verdad?
Trámites más rápidos y eficientes
La implementación de herramientas digitales agiliza los trámites y te deja más tiempo para atender a los clientes y ofrecerles servicios de más valor y por los cuales vas a cobrar más.
Si solo te centras en hacer trámites, no te quejes de que tus clientes no te valoran. Por suerte, gran parte del tiempo que se desperdicia haciendo trámites se puede ahorrar con herramientas digitales. Centra tu foco en eso.
La digitalización de procesos para asesorías debería centrarse en el ahorro de tiempo y la mejora del servicio.
Clientes más contentos
Discrepo en que una asesoría digital sea lo que necesitan tus clientes. Discrepo mucho, porque lo que quieren tus clientes es tu valor, a una persona, no a las herramientas que utilizas.
Esto es un melón porque, desde fuera, a los asesores/as se les ve como un “mal necesario”, es decir, un profesional que sirve para realizar los trámites obligatorios que te exige el Estado.
Raro es el profesional que valora los servicios de un asesor así sin más: fiscal, laboral, contable… en fin, ¿qué valor me aportas?
Sin embargo, cuando incorporas la digitalización en una asesoría esto cambia porque, en lugar de dedicar el 99% de tu tiempo (o casi), vas a poder tener más tiempo para acompañar a tus clientes en sus negocios y ofrecer un servicio más cercano y de calidad.
En definitiva, con la digitalización de procesos para asesorías ahorrarás tiempo en tareas repetitivas y sin valor para dedicarlo a otras que sí que lo tengan y te aporten mayor beneficio.
Herramientas esenciales para la digitalización de asesorías
Bajo mi punto de vista, las herramientas son necesarias, pero sin obsesiones. La mayoría no ofrece grandes diferencias de funciones y es probable que tengas que usar 2 o 3 herramientas distintas para cubrir todas las prestaciones que necesitas.
Para no perderte, guíate por esta regla: organización, comunicación y control (OCC). Es lo que yo llamo el sistema OCC para asesorías.
Software de gestión
No te voy a hablar de marcas, porque cada una tiene sus pros y sus contras. Lo importante es que no elijas un software que se quede corto en funciones. Antes de decidir, revisa estos criterios:
- Integración con sistemas contables y fiscales.
- Facilidad de uso para el usuario.
- Capacidad de personalización según las necesidades de tu asesoría.
- Escaneo e interpretación de facturas.
- Plataforma cliente: sistema para que los clientes suban documentación en una plataforma, evitando llamadas, emails y WhatsApp.
Y si quieres recomendaciones concretas, aquí te dejo una guía de herramientas gratuitas para mejorar la productividad en tu asesoría.
Documentación digital y gestión de archivos
La documentación digital no es solo que guardes PDFs. Si está bien planteada, te tiene que ayudar. Comprueba que cubra, como mínimo, lo siguiente:
- Acceso instantáneo a la información desde cualquier lugar.
- Reducción de espacio físico necesario para almacenar documentos.
- Mayor seguridad y respaldo de la información.
Comunicación interna
Un gran desconocido cuando se habla de digitalización en asesorías de empresa. Prestamos tanta atención a la comunicación con clientes que nos olvidamos de nuestro equipo.
Gracias a la digitalización de procesos para asesorías te das cuenta de que no puedes estar dando recados de forma verbal ni con notitas encima de la mesa. Todo tiene que ser más ágil.
Y no me cansaré de repetirlo: es esencial tener un sistema de comunicación y control interno para que un despacho funcione de manera eficiente.
Aplicaciones móviles y accesibilidad
Por favor, elimina WhatsApp de tu vida laboral. No es fácil, ni productivo, ni te permite trabajar en condiciones. Es una distracción innecesaria.
Sobre todo cuando existen plataformas especializadas en realizar esta función de manera más ágil y, además, dejando rastro y respaldo en caso de conflictos con clientes.
Si vas a mejorar la accesibilidad, busca estas funcionalidades:
- Facilidad para enviar documentación de forma remota.
- Comunicación directa con la asesoría mediante notificaciones y mensajes instantáneos.
- Mayor comodidad para la gestión financiera y administrativa desde el móvil.
Contar con un software que, además de versión de escritorio, facilite a tus clientes una plataforma para enviar documentación y consultas es un punto a valorar: reduces el tiempo que dedicas a subir tú los documentos, facilitas el cambio de hábitos en tus clientes y te permite prescindir de WhatsApp (considéralo sí o sí).
Estrategias para implementar la digitalización en asesorías
Para que esto no se convierta en un constante de probar herramientas, necesitas un método. La digitalización de procesos para asesorías funciona cuando sigues un orden: analizas, priorizas, ejecutas y ajustas.
Análisis del estado actual del negocio
Antes de iniciar la transformación digital en una asesoría, es fundamental realizar una auditoría digital inicial para evaluar la infraestructura tecnológica existente e identificar áreas de mejora potenciales.
Una vez tengas esa foto, trabaja así:
- Identifica áreas de mejora: define procesos que se puedan digitalizar y optimizar.
- Planifica el paso a paso: no contrates herramientas guiándote por lo que te cuentan otros asesores o tu informático de confianza. Nadie mejor que tú conoce el despacho, sus puntos fuertes y sus puntos de mejora.
- Prioriza: no hagas todo a la vez. Cambiar de software y traspasar información es un jaleo. Hazlo de manera segura y asumiendo que habrá contratiempos.
Selección de herramientas y proveedores
No te quedes con el primero que te dice que su software es la solución. Revisa los criterios anteriores y asegúrate de ver 3 o 4 opciones. No las quieras ver todas tampoco.
Escoge a aquel con el que puedas llevar un sistema OCC en condiciones: organización, comunicación y control. Sigue las indicaciones de mi libro Guía de supervivencia digital para asesorías. Ahí tienes de inicio a fin todo lo que necesitas hacer en tu despacho.
Formación y adaptación del equipo
La capacitación del equipo en nuevas tecnologías es fundamental para garantizar una transición sin contratiempos hacia un entorno digital.
La gestión del cambio organizacional juega un papel clave en esta etapa, promoviendo la adopción de nuevas herramientas y procesos.
Nuevos modelos de negocio en asesorías
La digitalización de procesos para asesorías no solo implica mejorar los procesos existentes, también es una oportunidad para explorar nuevos modelos de negocio que aprovechen las tecnologías disponibles.
En el sector de las asesorías, la consultoría online y el comercio electrónico han surgido como unas buenas alternativas para llegar a un público más amplio y diversificado.
Puedes inspirarte con mis recursos gratuitos para asesorías. Seguro que así coges ideas, adaptas tus conocimientos y te das cuenta de que una asesoría es mucho más que ser becario de la administración.
No dudes en contactar conmigo si necesitas ayuda para mejorar tu despacho. Soy experta en digitalización de asesorías y llevo años ayudando a empresas de todo tipo a mejorar sus procesos de trabajo y el servicio que le dan a sus clientes.
